Wystawiasz fakturę za opiekę nad stroną. Ta sama kwota co rok temu, i dwa lata temu, i trzy. Klikasz „wyślij” i w tej samej minucie w skrzynce pojawia się mail od firmy hostingowej: „Informujemy o zmianie cennika od 1 stycznia”. Chwilę później przychodzi przypomnienie o odnowieniu licencji wtyczki, która jakimś cudem też podrożała, a wieczorem czytasz w aplikacji banku, że abonament za program graficzny pobrał się w nowej, wyższej kwocie. Nikt Cię o zdanie nie pytał, nikt nie przepraszał.
Wszyscy dookoła podnoszą ceny. Wszyscy, tylko nie Ty. Ty wciąż masz w głowie zdanie, które kiedyś usłyszałaś od jednej klientki, że „za stronę to już naprawdę sporo”, i wciąż boisz się, że jeśli podniesiesz stawkę, to telefon przestanie dzwonić. Więc odkładasz. Najpierw „po wakacjach”, potem „jak skończę ten duży projekt”, a potem nagle jest październik i znowu wydaje się, że już za późno.
Czy to dobry moment, żeby to zmienić? Odpowiedź jest krótka: lepszego nie będzie. W tym wpisie pokażę Ci, dlaczego jesień to idealny czas na ogłoszenie nowych cen od stycznia, jak policzyć swoją nową stawkę, zamiast wyciągać ją z sufitu, jak rozplanować całą operację na trzy miesiące i jak napisać do klientek tak, żeby nie trzęsły Ci się ręce nad klawiaturą. Bez ściemy, bez niepotrzebnego żargonu, po prostu konkrety.
Dlaczego październik, a nie 31 grudnia?
Bo podwyżka ogłoszona z dnia na dzień to zaskoczenie, a podwyżka ogłoszona z wyprzedzeniem to zwykła informacja biznesowa. Ta różnica wydaje się kosmetyczna, ale w praktyce zmienia wszystko. Zaskoczenie wywołuje u klientki emocje: poczucie, że ktoś ją postawił przed faktem dokonanym, że nie miała wyboru, że musi szybko zdecydować. Informacja z trzymiesięcznym wyprzedzeniem daje jej czas, przestrzeń i poczucie kontroli. A ludzie, którzy czują, że mają kontrolę, podejmują spokojniejsze decyzje.
Zauważ, co dzieje się teraz u Twoich klientek. Właśnie jesienią firmy, nawet te jednoosobowe, zaczynają myśleć o przyszłym roku. Liczą, ile wydadzą na marketing, na stronę, na obsługę, na wirtualną asystę. Jeśli w październiku albo listopadzie znają Twoją nową cenę, po prostu wpisują ją do swojego planu. Jeśli dowiedzą się w styczniu, budżet bywa już ustalony i Twoja podwyżka staje się problemem do rozwiązania, a nie pozycją w arkuszu. Dla klientki, która prowadzi mały sklep internetowy, to różnica między „dobrze, uwzględnię” a „muszę się zastanowić, czy mnie stać”.
Jest też drugi mechanizm, bardzo praktyczny. Ogłaszając podwyżkę z wyprzedzeniem, dajesz klientkom szansę, żeby skorzystały jeszcze ze starej ceny. I część z nich to zrobi. Zamówi projekt, który odkładała od wiosny, wykupi pakiet godzin z góry albo przedłuży opiekę przed końcem roku. Ty masz dodatkowe zlecenia w ostatnim kwartale, a one mają poczucie, że dobrze rozegrały sprawę. To nie jest sztuczka sprzedażowa, tylko uczciwa konsekwencja jasnej informacji, z której korzystają obie strony.
No i wreszcie 1 stycznia to naturalna granica, której nikt nie musi tłumaczyć. Nowy rok, nowy cennik. Nikt nie pyta „dlaczego akurat teraz?”, bo odpowiedź jest oczywista, a cały rynek robi dokładnie to samo. Podwyżka wprowadzona w połowie marca wymaga już uzasadnienia, a ta styczniowa wpisuje się w rytm, do którego klientki są przyzwyczajone. Gdybyś czekała z ogłoszeniem do ostatniego tygodnia grudnia, straciłabyś wszystkie te korzyści naraz.
Zasada na zapamiętanie: ogłaszasz jesienią, wprowadzasz w styczniu.
Koszty rosną, a Twój cennik stoi w miejscu?
Bądźmy ze sobą brutalnie szczerzy. Jeśli od trzech lat masz te same ceny, to w praktyce co roku dajesz sobie obniżkę. Na fakturze kwota się nie zmienia, ale za te same pieniądze kupujesz dziś mniej niż wtedy, kiedy ją ustalałaś. To jest jeden z najbardziej podstępnych mechanizmów w pracy na swoim, bo nie widać go w żadnym pojedynczym miesiącu. Widać go dopiero wtedy, kiedy porównasz, ile zostawało Ci na koncie trzy lata temu, a ile zostaje teraz.
Policzmy to na przykładzie. Załóżmy, że trzy lata temu ustaliłaś cenę prostej strony firmowej na 4000 zł netto. Załóżmy też, wyłącznie dla przykładu, że Twoje koszty, czyli życie, narzędzia, składki i sprzęt, wzrosły w tym czasie łącznie o piętnaście procent. Żeby za projekt dostawać dziś tyle samo „realnych” pieniędzy, co wtedy, musiałabyś brać 4600 zł. Biorąc 4000 zł, de facto obniżyłaś sobie cenę o sześćset złotych na każdym projekcie. Przy dziesięciu projektach rocznie to sześć tysięcy złotych, które po cichu wyparowały, choć nikt Ci ich nie zabrał wprost.
A teraz zrób szybki przegląd tego, co sama płacisz. Hosting i domeny, licencje wtyczek premium, program graficzny, narzędzia AI, aplikacja do faktur, kalendarz do umawiania spotkań, menedżer haseł, narzędzie do newslettera. Każde z osobna to „tylko kilkadziesiąt złotych miesięcznie”, ale kiedy zsumujesz je w arkuszu, często wychodzi kwota, która Cię zaskoczy. Do tego składki, które rzadko zmieniają się w dół, i sprzęt, który nie będzie żył wiecznie. Laptop kiedyś odmówi posłuszeństwa, czy zaplanujesz ten wydatek, czy nie.
Jest jeszcze jeden element, o którym zapominamy najczęściej, i to on jest najważniejszy: Twoje doświadczenie. Przez ostatni rok zrobiłaś kolejne projekty, rozwiązałaś kolejne problemy, które kiedyś zajęłyby Ci cały dzień, a dziś zajmują godzinę. Wirtualna asystentka, która dwa lata temu uczyła się dopiero obsługi systemu do faktur, dziś ustawia klientkom całe procesy. Projektantka, która kiedyś walczyła z każdą wtyczką, dziś wie, czego unikać, zanim klientka w ogóle o to zapyta. Robisz to samo szybciej i lepiej, a to nie jest powód, żeby brać mniej. To jest powód, żeby brać więcej.
Czy są sytuacje, w których warto z podwyżką poczekać? Tak, choć rzadziej, niż podpowiada strach. Jeśli dopiero zaczynasz i nie masz jeszcze portfolio, które uzasadnia wyższą stawkę, lepiej najpierw zbudować kilka mocnych realizacji. Jeśli właśnie straciłaś dużą część zleceń i potrzebujesz szybko odbudować kalendarz, podwyżka dla nowych klientek może poczekać kwartał, a stałym możesz ją ogłosić normalnie. Ale jeśli pracujesz od kilku lat, masz stałe klientki i od trzech sezonów nie ruszałaś cennika, to „jeszcze nie teraz” jest zwykle wymówką, a nie strategią.
Ile podnieść, żeby nie strzelać z sufitu?
Tu dochodzimy do sedna. Podwyżka „bo wszyscy podnoszą” to za mało, bo przy pierwszym pytaniu klientki zaczniesz się wahać. Potrzebujesz liczby, za którą stoisz, bo wiesz, skąd się wzięła. Są na to dwa uzupełniające się podejścia: liczenie stawki od zera, czyli od strony Twoich kosztów i czasu, oraz patrzenie na wartość, czyli od strony tego, co zyskuje klientka. Najlepiej zrobić oba i zobaczyć, gdzie się spotykają.
Zacznijmy od liczenia, bo daje twardy grunt pod nogami. Załóżmy, że chcesz mieć 7000 zł na rękę na życie, że firma kosztuje Cię miesięcznie 1500 zł (narzędzia, księgowość, sprzęt rozłożony w czasie, nauka), a składki i podatki to w Twoim przypadku, przykładowo, 2500 zł. Razem potrzebujesz więc 11 000 zł miesięcznie. Teraz najważniejszy i najczęściej pomijany krok: ile godzin realnie możesz zafakturować? Na pewno nie sto sześćdziesiąt, bo część czasu zjadają maile, wyceny, księgowość, nauka i własny marketing. Przyjmijmy osiemdziesiąt godzin fakturowanych w miesiącu. Dzielisz 11 000 przez 80 i wychodzi 137,50 zł za godzinę. To jest Twoje minimum, poniżej którego dopłacasz do własnej firmy.
Często bywa to bolesne odkrycie. Okazuje się, że pakiet, który wyceniłaś na 4000 zł, zajmuje Ci czterdzieści godzin, czyli zarabiasz na nim sto złotych za godzinę, a więc mniej niż Twoje minimum. To klasyk branży, zwłaszcza wśród projektantek stron, które w cenę wliczają „tylko projekt i wdrożenie”, a zapominają o godzinach maili, poprawek, szkolenia klientki i szukania brakujących zdjęć. Jeśli nie wiesz, ile godzin naprawdę zajmują Ci projekty, przez najbliższe tygodnie zapisuj czas w prostym arkuszu albo w aplikacji do mierzenia czasu. Te dane będą bezcenne.
Drugie podejście to wartość. Ile Twoja praca daje klientce? Strona, która sprowadza zapytania, sklep, który sprzedaje także w nocy, opieka techniczna, dzięki której nikt nie budzi się z zhakowaną stroną w dniu startu promocji. Wirtualna asystentka, która zdejmuje z głowy właścicielki firmy dziesięć godzin administracji tygodniowo, daje jej realny czas na sprzedaż. To są rzeczy, za które ludzie płacą chętnie, jeśli umiesz je pokazać. Nie ma jednej magicznej liczby procentowej, o którą „powinno się” podnieść ceny. Jest Twoja liczba, wyliczona na Twoich kosztach i potwierdzona wartością, którą dajesz.
Przy okazji zajrzyj do swoich pakietów, bo podwyżka to świetny moment na porządki w ofercie. Może jakaś usługa robi się „przy okazji” i nikt za nią nie płaci, na przykład konfiguracja skrzynki pocztowej albo szkolenie z edycji strony? Może poprawki nie mają limitu i ciągną się tygodniami? Może pakiet podstawowy jest tak rozbudowany, że nikt nie ma powodu wybrać wyższego? Nowy cennik nie musi być starym cennikiem z innymi kwotami. Może być mądrzej poukładany, a wtedy podwyżka dla części klientek będzie wyglądać jak naturalna zmiana zakresu.
Jak rozplanować zmianę cen na trzy miesiące?
Największy wróg podwyżki to pośpiech. Jeśli wszystko zostawisz na ostatni tydzień grudnia, będziesz pisać maile do klientek w panice, między pakowaniem prezentów a zamykaniem projektów, i każde słowo będzie brzmiało jak przeprosiny. Dlatego rozpisz całą operację na trzy miesiące, z jasnym zadaniem na każdy z nich. Taki plan ma jeszcze jedną zaletę: nie musisz podejmować wszystkich decyzji naraz, więc każda z nich jest spokojniejsza.
- Październik: liczysz i decydujesz. Nowa stawka, nowe pakiety i data wejścia w życie.
- Listopad: informujesz. Najpierw stałe klientki, osobiście i z imienia, potem każda nowa wycena ma dopisek, od kiedy obowiązuje cena.
- Grudzień: przygotowujesz stronę. Nowy cennik czeka w WordPressie jako zaplanowana zmiana.
- 1 stycznia: obowiązuje. Bez wyjątków „bo to Ty”.
Jedna rzecz wymaga tu doprecyzowania, bo budzi najwięcej wątpliwości. Projekty rozpoczęte i opłacone według starej oferty dokańczasz po starej cenie, bo umowa to umowa i nie zmieniasz zasad w trakcie gry. Wycena wysłana w grudniu, a zaakceptowana w styczniu, to już kwestia, którą warto rozstrzygnąć z góry. Najprościej dopisać w każdej ofercie zdanie: „Wycena ważna do 31 grudnia 2026 r.”. Przy stałej opiece nad stroną czy abonamencie wirtualnej asysty nowa stawka obowiązuje od pierwszego okresu rozliczeniowego w nowym roku, a jeśli masz umowy z okresem wypowiedzenia, sprawdź, czy zmiana ceny nie wymaga w nich formalnego aneksu.
A teraz strona techniczna, czyli jak przygotować nowy cennik na stronie tak, żeby w Sylwestra nie siedzieć przy laptopie. Jeśli Twoja strona stoi na WordPressie z edytorem blokowym, najwygodniej jest przygotować nową wersję strony z cennikiem jako osobny szkic. Wchodzisz w Strony, otwierasz obecny cennik i korzystasz z opcji duplikowania, jeśli masz ją w swoim motywie lub wtyczce, albo po prostu kopiujesz całą zawartość do nowej strony. Na szkicu spokojnie wprowadzasz nowe kwoty i pakiety, bez stresu, że ktoś zobaczy w połowie pracy. Gotowe? Wtedy podmieniasz treść starej strony w zaplanowanym momencie albo, jeśli wolisz mieć to z głowy, w panelu po prawej stronie edytora klikasz w datę publikacji, która domyślnie ma wartość „Natychmiast”, i ustawiasz ją na pierwszy stycznia. Pamiętaj tylko, że zaplanować da się publikację nowej strony, a nie podmianę treści już opublikowanej, więc jeśli chcesz zachować ten sam adres cennika, w styczniu musisz go przenieść albo ustawić przekierowanie. Na koniec wpisz sobie do kalendarza na 2 stycznia kwadrans na sprawdzenie, czy wszystko wyświetla się poprawnie, także na telefonie.
Zapamiętaj! Wyprzedzenie, konkretna data i jasna informacja. Te trzy rzeczy zamieniają podwyżkę z niezręcznej rozmowy w zwykłą wiadomość biznesową, którą klientki przyjmują tak, jak przyjmują nowy cennik hostingu.
Co napisać klientkom, żeby nie brzmiało jak przeprosiny?
Tu najwięcej z nas się zacina. Liczby są policzone, plan rozpisany, a nad mailem do klientek siedzisz godzinę i wciąż kasujesz kolejne wersje. Najczęstszy błąd polega na tym, że wiadomość o podwyżce zamienia się w długie tłumaczenie: rosną koszty, jest inflacja, wiem, że to dużo, mam nadzieję, że zrozumiesz, bardzo mi przykro. Taki mail brzmi jak przeprosiny, a przeprosiny podświadomie sugerują, że robisz coś złego. Klientka, która czyta „wiem, że to dużo”, zaczyna się zastanawiać, czy rzeczywiście nie jest za dużo.
Dobra wiadomość o zmianie cen jest krótka, rzeczowa i życzliwa. Zawiera cztery elementy: podziękowanie za współpracę, informację o nowej cenie, datę wejścia w życie i ewentualną możliwość skorzystania jeszcze ze starych warunków. Może brzmieć na przykład tak: „Dzień dobry, Pani Aniu, dziękuję za kolejny rok wspólnej pracy przy Pani stronie. Chcę z wyprzedzeniem poinformować, że od 1 stycznia 2027 r. miesięczna opieka nad stroną będzie kosztować 450 zł netto. Do końca grudnia obowiązuje dotychczasowa stawka, a zakres opieki pozostaje bez zmian. Jeśli ma Pani pytania, chętnie porozmawiam”. To wszystko. Bez tłumaczenia się, bez trzech akapitów o kosztach.
Czy w ogóle wspominać o powodach? To zależy od relacji. Przy klientkach, z którymi masz bliski, koleżeński kontakt, jedno zdanie w stylu „rozwijam usługę i rosną koszty narzędzi, z których korzystam przy Pani stronie” brzmi naturalnie i buduje zrozumienie. Przy klientkach bardziej formalnych lepiej zostać przy samych faktach. W obu przypadkach unikaj zdań, które oddają kontrolę nad decyzją, na przykład „mam nadzieję, że to nie problem”. To nie jest prośba o zgodę, tylko informacja.
Przygotuj się też na odpowiedź, która nie będzie zachwytem, bo to pozwoli Ci zareagować spokojnie, a nie w emocjach. Jeśli klientka napisze, że jest zaskoczona albo że to dla niej sporo, nie wycofuj się w pierwszym zdaniu. Możesz odpisać na przykład: „Rozumiem, że to zmiana, dlatego informuję z wyprzedzeniem. Jeśli budżet jest teraz napięty, możemy porozmawiać o węższym zakresie, który zmieści się w Pani planach”. Zauważ, że takie zdanie nie obniża ceny, tylko otwiera rozmowę o zakresie. Dzięki temu nie uczysz klientki, że wystarczy jedno westchnienie, żeby wróciła stara stawka, a jednocześnie pokazujesz, że zależy Ci na współpracy.
Dobrym pomysłem jest też zróżnicowanie kanału. Stałe klientki, z którymi pracujesz od lat, zasługują na osobistą wiadomość, czasem nawet krótką rozmowę przy okazji innego tematu, a dopiero potem mail z potwierdzeniem. Osoby, które pytają o wycenę po raz pierwszy, po prostu dostają ofertę z nowymi kwotami i dopiskiem o ważności. Jeśli chcesz przegadać swój nowy cennik z kimś z zewnątrz, zanim go ogłosisz, możesz umówić się ze mną na konsultację, bo czasem jedna rozmowa oszczędza tygodnie wahania.
A co, jeśli klientki odejdą?
Część może odejść. Nie będę udawać, że nie, bo to byłoby nieuczciwe. Każda zmiana cen to pewne ryzyko i warto je policzyć tak samo, jak policzyłaś stawkę. Załóżmy, że masz dziesięć klientek na opiece po 350 zł miesięcznie, czyli 3500 zł przychodu. Podnosisz stawkę do 450 zł. Jeśli zostanie osiem klientek, masz 3600 zł, czyli więcej niż wcześniej, a do tego dwie klientki mniej do obsługi. Nawet przy odejściu dwóch osób wychodzisz na plus, i to zarówno w pieniądzach, jak i w czasie.
Co więcej, zwykle odchodzą te klientki, które i tak najbardziej negocjowały, najdłużej płaciły faktury i miały najwięcej „drobnych poprawek gratis”. Najgłośniej o rabat walczą bowiem często te osoby, które najmniej doceniają Twoją pracę. Ich odejście bywa bolesne dla ego, ale bardzo dobre dla kalendarza i dla Twojej energii. Zwolnione miejsce możesz oddać klientkom, które płacą bez dyskusji i z którymi praca daje Ci satysfakcję.
Klientki, które Cię cenią, zwykle reagują spokojnie. Niektóre nawet z ulgą, bo od dawna się zastanawiały, jak to możliwe, że tyle lat masz te same stawki, i podświadomie czekały, aż wreszcie to zmienisz. Cena to nie tylko kwota na fakturze. To sygnał, który wysyłasz rynkowi: wiem, ile jest warta moja praca. Jeśli Ty w to nie wierzysz, trudno oczekiwać, że uwierzy w to klientka.
Najczęstsze pytania
Czy muszę tłumaczyć, dlaczego podnoszę ceny?
Nie musisz, a długie tłumaczenie często szkodzi bardziej, niż pomaga. Jedno zdanie o rozwoju usługi albo rosnących kosztach narzędzi wystarczy, jeśli w ogóle czujesz potrzebę uzasadnienia. Pamiętaj, że Twoja firma hostingowa nie wysłała Ci elaboratu o inflacji, tylko nową kwotę i datę. Możesz zrobić dokładnie to samo, tylko cieplej i z imieniem klientki.
Co, jeśli klientka powie, że jej nie stać?
Zaproponuj mniejszy zakres za nową cenę, a nie ten sam zakres za starą. Przykładowo zamiast miesięcznej opieki z aktualizacjami co tydzień możesz zaproponować aktualizacje raz w miesiącu i kopię zapasową bez dodatkowych zmian w treści. W ten sposób szanujesz jej budżet i jednocześnie nie obniżasz wartości swojej godziny. Jeśli i taki zakres nie wchodzi w grę, rozstańcie się w dobrej atmosferze, bo dobra relacja to też kapitał na przyszłość.
Czy pokazywać ceny na stronie?
Jeśli możesz, pokaż chociaż ceny „od”, bo to filtruje zapytania i oszczędza Twój czas. Osoba, która szuka strony za kilkaset złotych, zobaczy kwotę i nie wyśle zapytania, a Ty nie spędzisz godziny na wycenie, która nie miała szans. Wyjątkiem są usługi bardzo indywidualne, gdzie zakres zmienia się z projektu na projekt. Wtedy wystarczy przedział albo informacja o minimalnym budżecie.
O ile procent mogę podnieść ceny jednorazowo?
Nie ma jednej właściwej wartości, bo wszystko zależy od tego, jak bardzo Twoje obecne ceny odbiegają od wyliczonego minimum. Jeśli dzielą Cię od niego drobne kwoty, wystarczy niewielka korekta. Jeśli okaże się, że od lat pracujesz dużo poniżej swojej stawki, możesz rozłożyć zmianę na dwa etapy, na przykład w styczniu i w lipcu. Ważne, żeby każda podwyżka była policzona, a nie przypadkowa.
Czy stałym klientkom należy się rabat?
Możesz go dać, ale świadomie i z datą końca, a nie jako stały wyjątek. Na przykład stałe klientki zachowują starą stawkę do końca marca, a od kwietnia obowiązuje je nowy cennik. Taki gest docenia lojalność i jednocześnie nie tworzy dwóch równoległych cenników, którymi musisz zarządzać latami.
Co z tym zrobisz?
Wróć do tej faktury z początku, tej z kwotą sprzed trzech lat, którą wysyłałaś w tym samym momencie, w którym hosting ogłosił swój nowy cennik. Wystawisz ją może jeszcze kilka razy przed końcem roku, i to jest w porządku. Ale od stycznia nie musisz.
Usiądź w tym tygodniu z kalkulatorem i arkuszem, policz swoje minimum, zajrzyj do pakietów i wpisz do kalendarza konkretny dzień w listopadzie, kiedy wysyłasz informację klientkom. Napisz ten mail krótko, życzliwie i bez przepraszania. Hosting nie przepraszał, że podnosi ceny. Ty też nie musisz.
Chcesz przegadać swój cennik i podniesienie cen? Wskakuj do Przystani Specek 🙂