Otwierasz notatki w telefonie, bo szukasz czyjegoś numeru i przypadkiem trafiasz na listę „Cele na 2026”. Zapisałaś ją w styczniu, z kubkiem kawy w ręce i głową pełną planów. Nowe portfolio. Własny kurs online. Podwyżka cen od marca. Newsletter co tydzień, bez wyjątków. Wolne piątki. Przewijasz w dół, punkt po punkcie, i czujesz, jak coś ściska Cię w żołądku, bo większość z tych rzeczy wciąż czeka dokładnie tam, gdzie je zostawiłaś.
Jest połowa października, za oknem robi się szaro, a w skrzynce przybywa maili od klientek, które „chciałyby jeszcze przed końcem roku”. Masz ochotę zamknąć tę notatkę i udawać, że jej nie widziałaś. Albo odwrotnie: rzucić się na wszystko naraz i w jedenaście tygodni nadrobić jedenaście miesięcy. Obie reakcje są bardzo ludzkie i obie kończą się tak samo, czyli w grudniu zmęczeniem i poczuciem, że znowu się nie udało. Czy da się to jeszcze uratować?
Odpowiedź jest krótka: całości nie. I bardzo dobrze, bo nie o całość tu chodzi. W tym wpisie pokażę Ci, jak wybrać z tej styczniowej listy to, co naprawdę warto domknąć, jak to pokroić na tygodnie, żeby zmieściło się między zleceniami, i co zrobić z resztą, żeby nie wisiała nad Tobą jak chmura. Bez ściemy, bez coachingowych haseł, po prostu plan na ostatni kwartał, który ma szansę przetrwać zderzenie z prawdziwym życiem freelancerki.
Ile naprawdę masz czasu do końca roku?
Zacznijmy od kalendarza, bo to on, a nie motywacja, decyduje o tym, co da się zrobić. Od 12 października do 31 grudnia jest jedenaście tygodni, czyli jedenaście poniedziałków. Brzmi całkiem przyzwoicie, dopóki nie spojrzysz na nie uczciwie. Ostatni tydzień grudnia to święta i okres, w którym ani Ty, ani Twoje klientki nie będziecie w trybie zadaniowym. Koniec listopada to Black Friday, kiedy sklepy internetowe Twoich klientek nagle potrzebują banerów, kodów rabatowych i „szybkiej zmiany na stronie głównej”. A połowa grudnia to czas, w którym wszyscy chcą zamknąć projekty przed przerwą, więc Twoja skrzynka pęka w szwach.
Bądźmy ze sobą szczerzy: jeśli zaplanujesz te jedenaście tygodni tak, jakby każdy z nich był spokojnym tygodniem z połowy lutego, plan rozsypie się mniej więcej w okolicach Wszystkich Świętych. To nie jest kwestia Twojej silnej czy słabej woli. To kwestia tego, że plan, który nie uwzględnia rzeczywistości, przegrywa z nią zawsze. Dlatego zanim zapiszesz cokolwiek, policz swój realny czas na rzeczy „dla firmy”, czyli te, które nie są bieżącą pracą dla klientek.
Załóżmy, że pracujesz mniej więcej czterdzieści godzin tygodniowo i większość z nich zjadają projekty, maile, poprawki i rozmowy. Na rozwój własnej firmy, czyli portfolio, stronę, ofertę, newsletter, zostaje Ci w dobrym tygodniu może pięć godzin, w gorszym dwie. Przyjmijmy średnio cztery. Z jedenastu tygodni odejmij ostatni, świąteczny, i jeden „spalony” na przełomie listopada, kiedy wszystko się pali. Zostaje dziewięć tygodni po cztery godziny, czyli około trzydziestu sześciu godzin. To jest Twój prawdziwy limit. Nie jedenaście tygodni, tylko trzydzieści sześć godzin.
I teraz zrób ćwiczenie, które otwiera oczy. Przy każdym punkcie ze styczniowej listy dopisz, ile godzin realnie by Ci zajął. Nowe portfolio z trzema dobrze opisanymi realizacjami? Pewnie kilkanaście godzin, bo trzeba wybrać projekty, zrobić zrzuty, napisać opisy, poprosić klientki o zgodę i wstawić to na stronę. Własny kurs online? Kilkadziesiąt godzin w najlepszym razie, raczej dużo więcej. Kiedy zsumujesz te liczby, zobaczysz czarno na białym, że lista ze stycznia potrzebuje kilkuset godzin, a Ty masz trzydzieści sześć. To nie jest powód do wyrzutów. To jest informacja, z którą wreszcie da się coś zrobić.
Zanim pobiegniesz do przodu, spójrz w lusterko
Planowanie bez spojrzenia wstecz przypomina jazdę samochodem bez lusterek. Niby jedziesz do przodu, niby wszystko w porządku, ale nie masz pojęcia, co Cię goni i co właśnie zostawiłaś na poboczu. Dlatego zanim wybierzesz cele na ostatni kwartał, daj sobie dwadzieścia, może trzydzieści minut na krótkie podsumowanie tego, co już za Tobą. Nie chodzi o wielki raport z wykresami, na to przyjdzie czas w grudniu. Chodzi o kartkę, długopis i trzy uczciwe pytania, na które odpowiadasz bez oceniania siebie i bez zdań zaczynających się od „powinnam była”.
Pierwsze pytanie brzmi: co poszło lepiej, niż się spodziewałam? Wpisz tu wszystko, także drobiazgi, bo to one zwykle mówią najwięcej o tym, co w Twojej firmie działa. Może klientka z polecenia okazała się najlepszą współpracą roku. Może wirtualna asystentka, która w marcu nieśmiało zaproponowała pakiet godzinowy, dziś ma trzy stałe klientki właśnie na tym pakiecie. Może zaczęłaś wysyłać umowy przed startem projektu i nagle zniknęły dyskusje o zakresie. Te rzeczy warto zauważyć, bo to wskazówki, w którą stronę iść dalej.
Drugie pytanie: co ciągnę za sobą od miesięcy? To te zadania, które przenosisz z listy na listę jak stary karton przy każdej przeprowadzce. Nikt go nie otwiera, ale wszyscy się o niego potykają. U projektantki stron to bywa nieaktualne portfolio, w którym najnowsza realizacja ma dwa lata. U wirtualnej asystentki to często brak porządnego cennika i wyceny robione za każdym razem od zera. Zapisz je, nawet jeśli wstydzisz się, jak długo już tam leżą.
Trzecie pytanie jest najważniejsze, choć najmniej przyjemne: co mnie w tym roku najbardziej zmęczyło? Konkretny typ zleceń, wieczne poprawki bez limitu, klientka, która pisze w niedzielę o dwudziestej drugiej, projekty wyceniane „po znajomości”. Odpowiedź na to pytanie zwykle nie jest celem do domknięcia w tym roku. To jest rzecz do zmiany w 2027, i to bardzo cenna, bo właśnie z niej wyrastają najlepsze decyzje biznesowe. Zapisz ją wyraźnie i odłóż na bok. Wrócimy do niej w części o parkingu.
Dlaczego trzy cele, a nie dziesięć?
Tu dochodzimy do sedna. Z tego wszystkiego, co masz na kartce i w telefonie, wybierasz trzy cele na jedenaście tygodni. Nie pięć, nie „trzy główne i kilka mniejszych”. Trzy. Wiem, że to boli, bo lista w głowie jest dużo dłuższa, a każda pozycja wydaje się ważna. Ale wróć na chwilę do rachunku z pierwszej części: masz około trzydziestu sześciu godzin. Podzielone na trzy cele daje to po dwanaście godzin na każdy, co pozwala domknąć coś sensownego. Podzielone na dziesięć daje po trzy i pół godziny, za które nie zrobisz porządnie niczego.
Jest też drugi, mniej oczywisty mechanizm. Każdy otwarty cel zajmuje miejsce w Twojej głowie, nawet kiedy nad nim nie pracujesz. Przypomina o sobie pod prysznicem, w kolejce w sklepie, w niedzielę wieczorem. Dziesięć otwartych celów to dziesięć takich cichych przypomnień, które razem tworzą stały szum i poczucie, że ciągle jesteś w tyle. Trzy cele to trzy wyraźne sprawy, a reszta ma swoje bezpieczne miejsce gdzie indziej. Różnica w samopoczuciu jest ogromna, nawet jeśli ilość pracy wychodzi podobna.
Mnie najlepiej sprawdza się prosty podział na trzy rodzaje celów. Pierwszy to cel pieniężny, czyli coś, co przynosi albo zabezpiecza przychód. Na przykład domknięcie dwóch projektów, które wiszą od września, i wystawienie faktur, albo zaproponowanie pakietu opieki nad stroną klientkom, którym w tym roku robiłaś strony. Drugi to cel porządkowy, coś z kategorii „od dawna wisi”: trzy nowe realizacje w portfolio, aktualizacja własnej strony, wzór umowy, który wreszcie przestanie być sklejką z trzech różnych dokumentów. Trzeci to cel dla siebie, i nie, to nie jest dodatek dla ozdoby. To jedno wolne popołudnie w tygodniu, skończenie kursu kupionego w maju albo wieczory bez sprawdzania maili.
Jak sprawdzić, czy cel jest dobrze sformułowany? Zadaj mu trzy pytania. Czy jest konkretny, czyli czy wiem dokładnie, co mam zrobić? Czy będę wiedziała, kiedy jest zrobiony? I czy zależy głównie ode mnie, a nie od decyzji innych ludzi? „Więcej klientek” oblewa wszystkie trzy pytania naraz, bo nie wiesz, co konkretnie robić, nie wiesz, kiedy to „więcej” nastąpi, i nie masz wpływu na to, czy ktoś napisze. Natomiast „wysłać dziesięć maili do byłych klientek z propozycją opieki nad stroną” zdaje śpiewająco. Nie masz wpływu na to, ile osób odpowie „tak”. Masz pełny wpływ na to, czy te maile wyjdą.
To przesunięcie z rezultatu na działanie jest kluczowe zwłaszcza na koniec roku. Załóżmy, że wysyłasz te dziesięć maili, a odpowiadają dwie osoby, z czego jedna zamawia opiekę. Jeśli Twoim celem było „pozyskać pięć stałych klientek”, czujesz porażkę. Jeśli celem było „wysłać dziesięć maili”, czujesz, że domknęłaś sprawę, masz jedną nową stałą klientkę i bardzo cenną wiedzę o tym, jak reagują Twoje byłe klientki. A ta wiedza przyda Ci się w styczniu, kiedy będziesz planować ofertę na nowy rok.
Zapamiętaj! Cel na jedenaście tygodni ma być konkretny, sprawdzalny i zależny od Ciebie. Wszystko inne to marzenie. Piękne, warte zapisania, ale jednak marzenie, a marzenia nie mieszczą się w trzydziestu sześciu godzinach.
Jak zjeść słonia, czyli rozbicie celów na tygodnie
Cel zapisany na kartce to dopiero połowa roboty. Druga połowa to pokrojenie go na kawałki, które zmieszczą się w zwykłym, zabieganym tygodniu, pomiędzy poprawkami dla klientki, telefonem od księgowej i obiadem, który sam się nie ugotuje. Najczęstszy błąd, jaki widzę, polega na tym, że cel trafia na listę zadań w tej samej formie, w jakiej został wymyślony. „Zrobić portfolio” leży tam tydzień, drugi, trzeci, i za każdym razem, kiedy na nie patrzysz, wydaje się tak duże, że łatwiej zająć się czymś innym. To nie lenistwo, tylko zupełnie naturalna reakcja na zadanie, które nie ma wyraźnego pierwszego kroku.
Dlatego proponuję podzielić te jedenaście tygodni na etapy, które mają różny charakter. Każdy z nich wymaga od Ciebie czegoś innego, więc warto wiedzieć, w którym akurat jesteś.
- Tygodnie 1–2 (12–25.10): start. Zbierasz materiały, rozpisujesz kroki i umawiasz wszystko, co wymaga innych ludzi, na przykład zgody klientek na pokazanie projektu w portfolio.
- Tygodnie 3–8 (26.10–6.12): główna praca. Sześć tygodni, w których dzieje się najwięcej i w których robisz to, co wymaga czasu i skupienia.
- Tygodnie 9–10 (7–20.12): domykanie. Ostatnie poprawki, publikacja, faktury i wysyłka tego, co ma wyjść przed świętami.
- Tydzień 11 (21–31.12): bufor. Nic ważnego tu nie planujesz, bo to miejsce na ewentualne nadrobienie zaległości i przede wszystkim na odpoczynek.
Zwróć uwagę na pierwszy etap, bo to on najczęściej decyduje o sukcesie całości. Wszystko, co zależy od innych ludzi, trwa dłużej, niż się wydaje. Jeśli w portfolio chcesz pokazać sklep zrobiony dla klientki, musisz zapytać ją o zgodę, poczekać na odpowiedź, czasem dopytać o opinię do zamieszczenia obok. Klientka odpisze za tydzień, bo akurat ma urwanie głowy. Gdybyś napisała do niej w grudniu, odpowiedź przyszłaby w styczniu i cały cel by się posypał. Napisz teraz, a kiedy przyjdzie czas na główną pracę, materiały będą już czekały.
Potem przy każdym celu wypisz jeden mały krok na każdy tydzień. Mały, czyli taki, który zajmie od trzydziestu minut do dwóch godzin. „Zrobić portfolio” to nie jest krok, to jest słoń. „Wybrać trzy projekty i zrobić zrzuty ekranu w dwóch rozdzielczościach” to już jest kęs, który da się przełknąć we wtorek po południu. „Napisać opis pierwszego projektu: problem klientki, co zrobiłam, efekt” to kolejny kęs. Po kilku tygodniach okazuje się, że słoń zniknął, choć ani razu nie siadałaś do niego na cały dzień.
Te kroki wpisz do kalendarza na konkretny dzień i godzinę, dokładnie tak, jak wpisujesz spotkanie z klientką. W Kalendarzu Google czy w Outlooku wystarczy utworzyć wydarzenie, nadać mu nazwę kroku i ustawić przypomnienie. Jeśli korzystasz z narzędzia do zadań, na przykład z Trello albo Notion, dodaj w nim termin, ale i tak zarezerwuj czas w kalendarzu. Lista zadań jest bardzo cierpliwa i pozwoli Ci przesuwać rzeczy w nieskończoność. Kalendarz jest trochę mniej wyrozumiały, bo widzisz w nim, że ten czas jest już zajęty.
Na koniec każdego tygodnia, najlepiej w piątek, zarezerwuj sobie kwadrans na szybki przegląd. Sprawdzasz, co się udało, co przesuwasz na kolejny tydzień i czy plan w ogóle wciąż ma sens. Jeśli przez dwa tygodnie z rzędu jakiś krok się nie wydarzył, to sygnał, że jest za duży albo źle umiejscowiony w tygodniu. Wtedy go dzielisz albo przenosisz na inny dzień. Bez wyrzutów, bez dramatu, po prostu korekta kursu.
Parking dla pomysłów, czyli lista „2027”
W trakcie planowania na pewno wyskoczy Ci mnóstwo pomysłów. Nowa usługa, bo widziałaś, że koleżanka z branży zaczęła robić audyty stron. Kurs online, bo przecież tyle osób pyta Cię o to samo. Rebranding, bo logo Ci się znudziło. Podcast, bo wszyscy mają podcast. Może nawet wszystko naraz, bo przecież „w sumie to nie jest tak dużo pracy”. To klasyk branży. Kreatywne kobiety, które pracują na swoim, rzadko cierpią na brak pomysłów, częściej na ich nadmiar.
Problem nie leży w samych pomysłach, tylko w tym, że każdy nowy pomysł wygląda atrakcyjniej niż dokończenie starego. Nowy projekt ma w sobie ekscytację i obietnicę, a stary jest już znany, trochę nudny i pełen niewygodnych szczegółów. Dlatego w ostatnim kwartale tak łatwo porzucić portfolio na rzecz „szybkiego mini kursu przed świętami”. Efekt jest przewidywalny: w grudniu masz dwa projekty zrobione w połowie zamiast jednego skończonego.
Nie wyrzucaj tych pomysłów, ale też nie wciskaj ich w te jedenaście tygodni. Załóż osobną listę i nazwij ją po prostu „2027”. To jest parking. Pomysły stoją tam bezpieczne, zapisane, z kluczykami w stacyjce, i nie zajmują Ci miejsca w głowie. Przy każdym możesz dopisać jedno zdanie: skąd się wziął i dlaczego wydał Ci się dobry. W styczniu to jedno zdanie bardzo pomoże, bo pozwoli odróżnić pomysł, który wynikał z realnej potrzeby klientek, od takiego, który był reakcją na cudzy post na Instagramie.
Na ten parking trafia też odpowiedź na trzecie pytanie z lusterka, czyli to, co Cię w tym roku najbardziej zmęczyło. Męczą Cię strony robione na szybko za małe pieniądze? W 2027 możesz zmienić ofertę, wprowadzić minimalny budżet projektu albo podnieść ceny. Męczą Cię klientki, które piszą wieczorami? W nowym roku możesz wpisać godziny kontaktu do umowy i ustawić autoresponder. Ale nie musisz robić tego w środku listopada, w najgorętszym okresie roku, kiedy każda zmiana kosztuje Cię podwójnie. Wyjątkiem jest sytuacja, w której coś naprawdę Cię niszczy, na przykład klientka przekracza wszelkie granice. Wtedy nie czekasz do stycznia, tylko reagujesz od razu, bo zdrowie nie jest celem na przyszły rok.
W styczniu usiądziesz do tej listy ze świeżą głową. Część pomysłów będzie świetna i stanie się podstawą Twojego planu na nowy rok. Część okaże się zupełnie niepotrzebna i zdziwisz się, że w październiku wydawały Ci się tak pilne. I szczerze? To też jest w porządku. Parking nie jest po to, żeby wszystko z niego kiedyś wyjechało. Jest po to, żeby nic nie blokowało drogi teraz.
Czego unikać w ostatnim kwartale?
Są pułapki, w które wpada prawie każda z nas, ja też, więc warto znać je z nazwy. Pierwsza i najbardziej podstępna to zostawianie wszystkiego na grudzień. W październiku grudzień wydaje się odległy i pojemny, jakby był z gumy. W rzeczywistości jest najkrótszym miesiącem roku pod względem czasu pracy: klientki znikają na urlopy, odpowiedzi przychodzą wolniej, a Ty masz na głowie prezenty, rodzinę, pierniki i własne zmęczenie całym rokiem. Wszystko, co zaplanujesz na grudzień, warto więc pomnożyć w myślach przez półtora.
Druga pułapka to branie każdego projektu „na już, przed świętami”. W połowie listopada ktoś pisze, że strona musi być gotowa na Wigilię, bo właśnie wymyślił sprzedaż voucherów. Kusi, bo to pieniądze, a w głowie odzywa się głos, że „przecież jakoś dam radę”. Policz jednak, co ten projekt zabierze. Załóżmy, że to trzydzieści godzin pracy w trzy tygodnie, a masz już na ten czas zaplanowane bieżące zlecenia. Te trzydzieści godzin weźmiesz albo z wieczorów, albo z czasu na swoje trzy cele. W obu przypadkach płacisz za ten projekt czymś więcej niż wpis na fakturze pokazuje.
Możesz spokojnie odpowiedzieć tak: „Dziękuję za zapytanie. Na ten rok mam już zamknięty kalendarz projektów, ale mogę zaproponować start 12 stycznia. Jeśli to Pani odpowiada, przygotuję wycenę jeszcze w tym tygodniu”. Taka odpowiedź nie zamyka drzwi, tylko je przesuwa. Część klientek się zgodzi, część poszuka kogoś innego, i obie reakcje są w porządku. To zależy oczywiście od Twojej sytuacji finansowej. Jeśli ten projekt ratuje Ci budżet na styczeń, możesz go wziąć, ale wtedy świadomie zdejmujesz coś z listy celów, zamiast udawać, że zmieścisz wszystko.
Trzecia pułapka to zapominanie o przerwie świątecznej. Ustal już teraz, od kiedy do kiedy nie pracujesz, i wpisz ten czas do kalendarza jako wydarzenie, którego nie przesuwasz. Powiedz o nim klientkom z wyprzedzeniem, najlepiej w listopadzie, w zwykłym mailu przy okazji innej sprawy. Im wcześniej się dowiedzą, tym mniej próśb „na ostatnią chwilę” dostaniesz w okolicach dwudziestego grudnia. A czwarta pułapka, chyba najczęstsza, to planowanie bez odpoczynku. Cel „dla siebie” nie znalazł się na liście przypadkiem. Jest tam po to, żebyś w styczniu miała jeszcze siłę cokolwiek zaczynać.
Jeśli lubisz takie konkretne rozpiski na każdy miesiąc, zapisz się na mój newsletter, bo właśnie tam co środę piszę o tym, jak ogarniać firmę bez chaosu.
Najczęstsze pytania
A jeśli w trakcie wpadnie duże zlecenie i wszystko się posypie?
Wtedy przesuwasz kroki, a nie cele, i właśnie po to jest bufor w ostatnim tygodniu. Duże zlecenie to dobra wiadomość dla firmy, więc nie traktuj go jak katastrofy. Usiądź na dziesięć minut i zobacz, który z trzech celów możesz zmniejszyć, na przykład zamiast trzech realizacji w portfolio dodać dwie. Mniejszy cel domknięty jest wart więcej niż duży porzucony w połowie.
Co, jeśli nie umiem wybrać tylko trzech celów?
Zadaj sobie pytanie, które z tych rzeczy najbardziej ucieszą Cię za jedenaście tygodni jako zrobione. Wyobraź sobie konkretny dzień, na przykład 30 grudnia, i to, jak się czujesz, patrząc na zamkniętą sprawę. Zwykle dwie lub trzy pozycje od razu wyskakują ponad resztę. Pozostałe jadą na parking i wcale nie przepadają, po prostu czekają na swoją kolej.
Czy cel „dla siebie” naprawdę jest konieczny?
Tak, i to nie z powodów sentymentalnych. Firma jednoosobowa to Ty, więc jeśli Ty jesteś wyczerpana, firma w styczniu nie ruszy z miejsca. Wolne popołudnie raz w tygodniu nie jest nagrodą za dobrą pracę, tylko warunkiem, żeby ta praca była dobra. Potraktuj go tak samo poważnie jak cel pieniężny.
Co zrobić, jeśli po dwóch tygodniach widzę, że plan był za ambitny?
To znaczy, że piątkowy przegląd działa dokładnie tak, jak powinien. Zmniejsz cel albo wydłuż kroki, ale nie rezygnuj z całości. Często wystarczy uczciwie przeliczyć jeszcze raz godziny, które masz do dyspozycji, i dopasować do nich zakres. Plan, który zmieniasz, jest dużo lepszy od planu, który porzucasz.
Czy warto planować razem z kimś?
Bardzo warto, bo plan, o którym ktoś wie, trudniej odpuścić. Wystarczy jedna koleżanka z branży, z którą raz w tygodniu wymieniacie się krótką wiadomością o postępach. Nie musi to być nic oficjalnego, czasem wystarczy jedno pytanie w piątek: „No i jak, wysłałaś te maile?”. Taka zwykła rozmowa robi więcej niż najpiękniejszy planer.
Co z tym zrobisz?
Wróć do tej listy w telefonie. Tej ze stycznia, przy której ścisnęło Cię w żołądku. Nie kasuj jej i nie miej do siebie pretensji, bo zapisałaś ją w dobrej wierze i z prawdziwą energią. Wybierz z niej trzy rzeczy, policz, ile mają Ci zająć, i rozpisz je na tygodnie. Resztę przenieś na parking z napisem „2027”, gdzie poczeka bezpiecznie do stycznia.
Jeszcze dziś zapisz swoje trzy cele i wpisz do kalendarza pierwszy mały krok na ten tydzień. Nie muszą być idealne, mają być Twoje i mają się zmieścić w trzydziestu sześciu godzinach, a nie w kilkuset. Nie musisz domknąć całego roku. Wystarczy, że domkniesz to, co naprawdę ważne, a w styczniu otworzysz nową notatkę w telefonie z uśmiechem, a nie ze ściśniętym żołądkiem.
Potrzebujesz wsparcia i dopingu? Wskocz do Przystani Specek i planuj razem z nami i chwal się postępami 🙂