Jak ogarnąć wszystko sama, nie mając zespołu?

Znam ten ból AŻ ZA DOBRZE. To uczucie, że doba ma za mało godzin, Ty masz dwie ręce (a przydałoby się osiem!), a lista zadań rośnie jak szalona, zamiast maleć? Ten ciągły bieg chomika w kołowrotku i poczucie, że choćbyś stawała na rzęsach, to i tak jesteś w tyle? A na koniec dnia padasz na twarz, wypalona jak zapałka, z poczuciem winy, że znowu czegoś nie zdążyłaś? Witaj w klubie soloprenuerki/freelancerki! 😉

Pierwsza, może trochę brutalna, ale cholernie ważna prawda jest taka: NIE da się ogarnąć WSZYSTKIEGO samej PERFEKCYJNIE. Koniec, kropka. Musisz wybić sobie z głowy ten mit Superwoman, która ogarnia zlecenia z uśmiechem, prowadzi 5 kanałów social media na pełnej petardzie, ma idealny porządek w fakturach, robi genialny marketing, a przy tym jeszcze piecze bezglutenowe ciasteczka i medytuje o wschodzie słońca. To jest nierealne! Próba robienia wszystkiego na 110% to najszybsza droga do wypalenia, frustracji i w efekcie… do spadku jakości tego, co robisz.

Kluczem nie jest robienie WIĘCEJ i SZYBCIEJ. Kluczem jest robienie MĄDRZEJ i robienie MNIEJ rzeczy, ale tych WŁAŚCIWYCH. Musisz stać się bezlitosną selekcjonerką swojego czasu i energii. Jak to zrobić w praktyce? Oto kilka moich sprawdzonych patentów, które pomogły mi (i wielu innym Speckom!) wyjść z tego chaosu:

PRIORYTETY, priorytety! Nie wszystko jest równie ważne i równie pilne. Zastanów się, co naprawdę pcha Twój biznes do przodu i przynosi kasę (tzw. Income Generating Activities – IGA). To są Twoje priorytety! Zlecenia dla dobrych klientów, wysłanie oferty, rozmowa sprzedażowa – to jest ważne. Scrollowanie Instagrama przez godzinę „w ramach researchu”? Raczej nie. 😉 Zacznij dzień od najważniejszych zadań (zjedz tę żabę!), a dopiero potem zajmuj się resztą. Proste, ale działa. (Zerknij na Macierz Eisenhowera – dzieli zadania na Pilne/Ważne).
Blokowanie czasu & batching zadań (Grupowanie rządzi!): Zamiast skakać co 5 minut między pisaniem maila, robieniem grafiki, a wystawianiem faktury – grupuj podobne zadania w bloki. Np. Poniedziałek rano: planowanie social media na cały tydzień. Środa po południu: odpowiedzi na wszystkie maile. Piątek rano: finanse i faktury. Wpisz te bloki do kalendarza jak spotkania z klientem! To mega oszczędza czas i energię, bo mózg nie musi się ciągle przełączać.
Naucz się Mówić 'NIE!’ (Twoje nowe ulubione słowo): Serio. Mów 'NIE’ klientom, którzy źle płacą i marudzą. Mów 'NIE’ zleceniom, które Cię nie kręcą albo są poniżej Twoich stawek. Mów 'NIE’ „super okazjom” na współpracę barterową, która zje Ci masę czasu. Mów 'NIE’ próbom bycia wszędzie naraz (naprawdę nie musisz być na TikToku, jeśli tego nie czujesz!). Twój czas i energia są ograniczone – chroń je jak smok skarbu!
Upraszczaj i eliminuj! (Mniej znaczy ;epiej): Zastanów się, czy na pewno musisz robić wszystko, co robisz. Może Twoja oferta jest zbyt skomplikowana? Może wystarczy jeden główny kanał social media prowadzony dobrze, zamiast pięciu byle jak? Może możesz uprościć proces onboardingu klienta? Szukaj miejsc, gdzie możesz coś uciąć, uprościć, zminimalizować. Minimalizm w biznesie też jest spoko!
Zaprzyjaźnij się z automatami i narzędziami AI: Żyjemy w XXI wieku! Wykorzystaj technologię! Narzędzia do planowania postów (Buffer, Planoly), szablony maili w skrzynce pocztowej, program do fakturowania (który sam wysyła przypomnienia!), proste automatyzacje (np. w Zapierze czy Make). Każda minuta zaoszczędzona na powtarzalnych zadaniach to minuta więcej na pracę kreatywną albo… odpoczynek!
Stwórz Mini-Systemy (Checklisty rządzą!): Dla powtarzalnych procesów (np. publikacja wpisu na blogu, przyjęcie nowego klienta, wysyłka produktu) stwórz proste checklisty. Krok po kroku, co trzeba zrobić. To zdejmuje z głowy konieczność pamiętania o wszystkim i zmniejsza ryzyko błędów, zwłaszcza gdy jesteś zmęczona.
ODPUŚĆ Perfekcjonizm (Done is Better Than Perfect!): Serio. Zwłaszcza w marketingu i social mediach. Lepiej opublikować „wystarczająco dobry” post czy newsletter regularnie, niż czekać tygodniami na „idealny moment” albo dopieszczać grafikę w nieskończoność. Zrobione jest lepsze od doskonałego (które nigdy nie powstanie). Daj sobie luz!
PLANUJ ODPOCZYNEK! (To Nie Jest Nagroda, To Konieczność!): Wpisz przerwy i czas wolny do kalendarza tak samo jak spotkania z klientem. I traktuj je równie poważnie! Bez odpoczynku Twoja kreatywność spada, efektywność leci na łeb na szyję, a wypalenie puka do drzwi. Krótkie przerwy w ciągu dnia, wolne wieczory, weekendy (przynajmniej częściowo!) – to jest paliwo dla Twojego biznesu!
Wiem, że to wszystko brzmi jak dużo pracy na raz. Ale nie musisz wdrażać wszystkiego od jutra. Wybierz jedną, dwie rzeczy, które wydają Ci się teraz najbardziej potrzebne i realne do wprowadzenia. Zacznij małymi krokami. Bądź dla siebie wyrozumiała – jesteś tylko człowiekiem, a nie robotem!

Pamiętaj też, że nie jesteś w tym sama. Wiele z nas (w tym ja i dziewczyny w Przystani Specek) przerabiało ten chaos i poczucie przytłoczenia. Czasem wystarczy pogadać, wymienić się doświadczeniami, zobaczyć, jak radzą sobie inne, żeby złapać trochę oddechu i nowej perspektywy.

Dasz radę, Specko! Tylko zamiast próbować robić wszystko naraz, zacznij działać mądrzej i bardziej selektywnie. Trzymam kciuki! 💪